Datenschutzerklärung

Das Wichtigste in Kürze

• Verantwortlich ist die DoctoNex GmbH i. G. in Frankfurt am Main.
• Website und Plattform laufen auf Servern in Deutschland. Für die sichere Auslieferung nutzen wir zusätzlich Cloudflare.
• Auf der Plattform sehen Einrichtungen Ihr Profil ohne Namen. Ihre Unterlagen sehen sie nie. Geprüft wird Ihr Profil von unserer Gesellschafterin VMed.Pro AG in der Schweiz.
• Google Analytics und Microsoft Clarity laufen nur, wenn Sie im Cookie-Banner zustimmen. Sie können das jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite ändern.
• Was Sie uns über Formulare schicken, nutzen wir nur, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Wir verkaufen keine Daten.
• Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch. Schreiben Sie an [email protected].

Für die Plattform app.doctonex.de (Konto, Profil, Dokumente) gilt zusätzlich Teil B dieser Datenschutzerklärung.

Teil A: Website doctonex.de

1. Verantwortlicher

DoctoNex GmbH i. G.
Oberlindau 5, 60323 Frankfurt am Main
Geschäftsführer: Dr. Francesco De Meo, Luca de Miranda
E-Mail: [email protected]

2. Hosting in Deutschland

Website und Plattform betreiben wir auf eigenen Servern bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Falkenstein und Nürnberg. Hetzner verarbeitet dabei technisch notwendige Daten wie Ihre IP-Adresse, damit die Seiten bei Ihnen ankommen. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Beim Hosting werden keine Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Sichere Auslieferung über Cloudflare

Für Namensauflösung (DNS), verschlüsselte Verbindungen und den Schutz vor Angriffen und Überlastung nutzen wir Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Alle Aufrufe von doctonex.de und unseren weiteren Adressen (app.doctonex.de, api.doctonex.de, supabase.doctonex.de, full.doctonex.de) laufen über das Netzwerk von Cloudflare. Nur der E-Mail-Verkehr läuft nicht über Cloudflare. Cloudflare verarbeitet hierfür Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse sowie technische Angaben zu Browser und Gerät. Gespeichert werden die Inhalte der Plattform weiterhin nur in Deutschland.

Cloudflare kann Daten in die USA übermitteln. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; dafür besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und schnellen Auslieferung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Protokolle der Server

Beim Betrieb der Website und der Plattform entstehen auf unseren Servern technische Protokolle, zum Beispiel über Fehler, Anmeldungen und Zugriffe. Sie können Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit und technische Angaben zu Ihrem Gerät enthalten. Wir nutzen sie nur, um die Sicherheit zu gewährleisten und Fehler zu finden.

• Bevor Protokolle in unser Überwachungssystem gelangen, kürzen wir IP-Adressen und machen E-Mail-Adressen, Namen und Zugangsschlüssel unkenntlich. Dort löschen wir sie nach 7 Tagen.
• Alle übrigen Protokolle auf unseren Servern löschen wir automatisch nach spätestens 14 Tagen.
• Ein Protokoll aller Seitenaufrufe führen wir nicht.

Länger bewahren wir Protokolle nur auf, wenn ein Sicherheitsvorfall aufgeklärt werden muss. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Cookies, Speicher im Browser und Ihre Einwilligung

Beim ersten Besuch fragen wir Sie in einem Banner, ob Sie Statistik- und Analysedienste erlauben. Sie haben zwei gleichwertige Möglichkeiten: „Alle akzeptieren“ oder „Nur notwendige“.

Notwendig. Ohne diese Einträge funktionieren Website und Plattform nicht wie gewünscht. Sie liegen nur in Ihrem Browser; wir übertragen sie nicht an Dritte. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

• Ihre Auswahl im Cookie-Banner: Website, Speicher Ihres Browsers. Wir merken uns Ihre Entscheidung zu Statistik und Analyse mit Datum. Dauer: 12 Monate, dann fragen wir neu.
• Sprache: Plattform, Speicher Ihres Browsers; nach der Anmeldung in Ihrem Konto. Damit zeigen wir die Plattform in Ihrer Sprache an. Dauer: bis Sie die Sprache ändern.
• Eingaben in Werkzeugen: Website, Speicher Ihres Browsers. Wir merken uns Ihre letzten Eingaben, zum Beispiel im Karriereplaner. Dauer: bis Sie den Browserspeicher leeren.
• Sitzung bei persönlichem Einblick („dx_full“): nur full.doctonex.de, Cookie, für Skripte und Dritte nicht lesbar. Zugang für eingeladene Gäste zur vollständigen Website; bei jedem Seitenaufruf prüfen wir damit, ob Ihr Zugang noch gilt. Dauer: höchstens 7 Tage und nie über das Ende Ihres Zugangs hinaus; beim Abmelden sofort gelöscht.

Auf der Website steht die Sprache in der Adresse (zum Beispiel /en/ oder /pt/); dafür speichern wir nichts.

Statistik und Analyse. Google Analytics und Microsoft Clarity (Abschnitte 6 und 7) laden erst nach Ihrer Zustimmung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern. Klicken Sie dazu unten auf jeder Seite auf „Cookie-Einstellungen“.

6. Google Analytics

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics setzt Cookies und erfasst, wie Sie die Website nutzen: aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft des Besuchs, Gerät, Browser und ungefährer Standort (Land, Region). Wir sehen nur zusammengefasste Auswertungen, keine einzelnen Personen. Google speichert in Google Analytics 4 nach eigenen Angaben keine vollständigen IP-Adressen.

Die Daten können an Google LLC in den USA übermittelt werden. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Wir löschen die Daten nach 14 Monaten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

7. Microsoft Clarity

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Microsoft Clarity der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Clarity erfasst mit Cookies, wie Sie mit der Website umgehen, zum Beispiel Klicks, Scrollen und Mausbewegungen. Daraus entstehen Wärmebilder und Aufzeichnungen einzelner Besuche, mit denen wir die Website verbessern. Clarity läuft nur auf der Website, nie auf der Plattform app.doctonex.de. Eingaben in Formularfelder und Texte auf der Seite werden dabei unkenntlich gemacht.

Die Daten können an die Microsoft Corporation in den USA übermittelt werden. Microsoft ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Aufzeichnungen werden nach 30 Tagen, zusammengefasste Auswertungen nach spätestens 13 Monaten gelöscht. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

8. Kontakt und Formulare

Wenn Sie uns schreiben oder ein Formular nutzen, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Die Formulare speichern wir auf unseren Servern in Deutschland. Antworten senden wir über unser E-Mail-Postfach (siehe Abschnitt 9).

• E-Mail. Angaben: Name, E-Mail, Nachricht, freiwillige Angaben. Zweck: Ihre Anfrage beantworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag geht, sonst lit. f. Löschung: 6 Monate nach Erledigung.
• „Kostenlos vormerken“ (Ärztinnen und Ärzte). Angaben: Name, E-Mail, Land des Abschlusses, aktueller Stand. Zweck: Sie zum Start der Plattform informieren und Ihnen den passenden Einstieg zeigen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihre Anfrage vor einem Vertrag). Löschung: 6 Monate nach dem Start der Plattform oder früher auf Ihren Wunsch.
• „Gespräch vereinbaren“ (Einrichtungen). Angaben: Name, Einrichtung, E-Mail, Nachricht; freiwillig Telefon und der Wunsch nach vorab Einblick in die vollständige Website. Zweck: Gespräch vorbereiten und führen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Löschung: 12 Monate nach dem letzten Kontakt.
• „Paket anfragen“ (Einrichtungen, vollständige Website). Pflichtangaben: gewähltes Paket (Hausarztpraxis oder Planung), Einrichtung, Ansprechperson, E-Mail; freiwillig: Telefon, Art der Einrichtung, Anzahl der Standorte, Zahl der ärztlichen Stellen, gewünschter Start, Nachricht. Zweck: Anfrage prüfen, Paket und Angebot mit Ihnen abstimmen, Vertrag vorbereiten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihre Anfrage vor einem Vertrag). Löschung: 12 Monate nach dem letzten Kontakt; kommt ein Vertrag zustande, gilt Teil B.
• „Kontakt“ (vollständige Website). Pflichtangaben: Ihre Rolle (zum Beispiel Ärztin oder Arzt, Einrichtung, Presse, Partner, Investor), Name, E-Mail, Nachricht; je nach Rolle Einrichtung, Organisation oder Medium; freiwillig: Telefon, Land des Studiums, Art der Partnerschaft, Anliegen, Termin. Zweck: Ihre Anfrage beantworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag geht, sonst lit. f. Löschung: 12 Monate nach dem letzten Kontakt.
• „Einblick anfragen“. Angaben: Name, Organisation, Rolle, E-Mail, Telefon, Anliegen. Zweck: Anfrage prüfen, persönlichen Zugang vergeben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Löschung: 12 Monate nach Ende des Zugangs.

Bestätigung und Schutz vor Missbrauch. Nach dem Absenden eines Formulars erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail; unser Team erhält eine Nachricht mit Ihrer Anfrage. Damit Formulare nicht automatisiert missbraucht werden, bilden wir beim Absenden aus Ihrer IP-Adresse mit einem geheimen Schlüssel einen Kennwert, aus dem sich die IP-Adresse nicht zurückrechnen lässt, und begrenzen damit die Zahl der Anfragen je Stunde. Diesen Kennwert löschen wir nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zugriffsprotokoll beim Einblick. Wer einen persönlichen Zugang zur vollständigen Website erhält, dessen Zugriffe protokollieren wir (wer, wann, welche Seiten). So schützen wir vertrauliche Inhalte. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz unserer Geschäftsgeheimnisse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle löschen wir 12 Monate nach Ende des Zugangs.

Ohne die Pflichtangaben in einem Formular können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Weitere Pflichten zur Angabe von Daten bestehen auf der Website nicht.

E-Mails mit Neuigkeiten oder Angeboten senden wir nur, wenn Sie dem gesondert zugestimmt und Ihre Adresse bestätigt haben.

9. E-Mail und Büroanwendungen

Für E-Mail, Kalender und Dokumente nutzen wir Google Workspace der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Auch automatische E-Mails der Website und der Plattform werden darüber versendet. Google verarbeitet die Inhalte nur in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist möglich; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

10. Technische Betreuung

Website und Plattform werden von der Entrega Contínua Consultoria em Agilidade e Transformação Digital Ltda., Rua dos Guajajaras 910, Sala 1620, 30180-106 Belo Horizonte/MG, Brasilien, technisch betreut. Das Team arbeitet von Brasilien aus und kann im Rahmen von Entwicklung, Wartung und Fehlerbehebung auf Daten zugreifen; die Daten selbst bleiben auf unseren Servern in Deutschland. Entrega Contínua arbeitet ausschließlich nach unseren Weisungen und ist vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet (Art. 28 DSGVO). Für Brasilien besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 27.01.2026 (Art. 45 DSGVO).

11. Schriften

Die Schriften dieser Website liegen auf unseren eigenen Servern. Beim Laden werden keine Daten an Dritte wie Google Fonts übertragen.

12. Empfänger und Länder auf einen Blick

• Hetzner Online GmbH: Hosting. Ort: Deutschland.
• Cloudflare, Inc.: DNS, Verschlüsselung, Schutz vor Angriffen. Ort: weltweit, auch USA. Grundlage: Data Privacy Framework.
• Google Ireland Ltd.: Analyse (nur mit Einwilligung), E-Mail. Ort: EU, auch USA. Grundlage: Data Privacy Framework.
• Microsoft Ireland Operations Ltd.: Analyse (nur mit Einwilligung). Ort: EU, auch USA. Grundlage: Data Privacy Framework.
• Entrega Contínua Ltda.: technische Betreuung. Ort: Brasilien. Grundlage: Angemessenheitsbeschluss Brasilien.
• VMed.Pro AG: Prüfung der Profile (nur Plattform, Teil B). Ort: Schweiz. Grundlage: Angemessenheitsbeschluss Schweiz.
• Stripe Payments Europe, Ltd.: Zahlungen, sobald bezahlte Leistungen starten (Teil B, Abschnitt B13). Ort: EU, auch USA. Grundlage: Data Privacy Framework.

Wir geben Daten nicht weiter, außer wenn es in dieser Erklärung steht, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten.

13. Keine automatisierten Entscheidungen

Auf der Website treffen wir keine Entscheidungen über Sie, die ausschließlich automatisiert sind (Art. 22 DSGVO). Die Werkzeuge der Website, zum Beispiel der Karriereplaner, geben Hinweise aufgrund Ihrer Angaben. Sie entscheiden selbst.

Die Werkzeuge rechnen in Ihrem Browser. Vor der Registrierung senden wir Ihre Eingaben nicht an unsere Server. Klicken Sie im Karriereplaner auf „Registrieren“, übergeben wir Ihre Antworten (zum Beispiel Land des Abschlusses, gewünschtes Bundesland) an die Seite zur Registrierung, damit Sie sie nicht noch einmal eingeben müssen.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Schreiben Sie dazu an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie jederzeit widersprechen, wenn sich das aus Ihrer besonderen Situation ergibt. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es gibt zwingende schutzwürdige Gründe oder die Verarbeitung dient der Durchsetzung von Rechtsansprüchen. Werbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen. Eine E-Mail an [email protected] genügt.

15. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Land, in dem Sie leben. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

16. Änderungen und Sprachfassungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Diese Erklärung gibt es auf Deutsch, Englisch und Portugiesisch. Maßgeblich ist die deutsche Fassung.

Teil B: Plattform app.doctonex.de

Teil B gilt zusätzlich zu Teil A für alle, die ein Konto auf der Plattform haben: Ärztinnen und Ärzte, Nutzer von Einrichtungen und Partner. Verantwortlicher ist die DoctoNex GmbH i. G. (Teil A, Abschnitt 1).

B1. Konto und Profil von Ärztinnen und Ärzten

Wenn Sie sich registrieren, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (verschlüsselt), Ihre Sprache und die Angaben, die Sie in Ihrem Profil machen: zum Beispiel Herkunftsland des Abschlusses, Fachrichtung, Berufserfahrung, Sprachstand, Stand Ihres Anerkennungsverfahrens, gewünschte Bundesländer und Beginn. Wir nutzen sie, um Ihnen Ihr Konto, den Karriereplaner, den Weiterbildungsplaner und die weiteren Leistungen nach den Nutzungsbedingungen bereitzustellen.

Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Pflichtfelder brauchen wir, um Ihren Weg zu planen; ohne sie können Sie die Plattform nicht nutzen.

B2. Unterlagen und Lebenslauf

Sie können Unterlagen hochladen, zum Beispiel Ausweis, Diplome, Zeugnisse und Sprachnachweise. Wir nutzen sie, um Ihre Checkliste zu führen und Ihr Profil zu prüfen. Laden Sie Ihren Lebenslauf hoch, liest die Plattform ihn automatisch aus und füllt Ihr Profil vor; Sie prüfen und ändern die Angaben selbst.

Die Kopie Ihres Ausweises löschen wir, sobald die Prüfung Ihrer Identität abgeschlossen ist. Gespeichert bleibt nur, dass und wann die Identität geprüft wurde.

Unterlagen sehen nur Sie, das zuständige Team von doctonex und die VMed.Pro AG für die Prüfung. Einrichtungen sehen Ihre Unterlagen nie. Ihre Unterlagen liegen verschlüsselt in einem geschützten Speicher; jeder Zugriff wird protokolliert.

B3. Karriereplaner und Einschätzungen

Aus Ihren Angaben und den Regeln der Behörden berechnet die Plattform Ihre nächsten Schritte, Fristen und eine Einschätzung, ab wann Sie voraussichtlich ärztlich arbeiten können. Diese Einschätzung sehen auch Einrichtungen im Pool. Sie beruht auf festen Regeln, nicht auf einem Vergleich mit anderen Personen. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie trifft die Plattform nicht automatisch (Art. 22 DSGVO); über eine Einstellung entscheidet immer die Einrichtung.

B4. Prüfung durch die VMed.Pro AG

Jedes Profil wird von unserer Gesellschafterin VMed.Pro AG, Feldstrasse 5, 8853 Lachen SZ, Schweiz, geprüft. Zum Start ist das eine digitale Prüfung Ihrer Angaben und hochgeladenen Unterlagen, zum Beispiel ob sie vollständig sind und zueinander passen. Den Umfang der Prüfung bauen wir schrittweise aus. Fragen wir dafür bei Behörden nach, geschieht das nur mit Ihrer Vollmacht (Abschnitt B5). Für die Prüfung erhält VMed.Pro ab Ihrer Registrierung Zugriff auf Ihre Angaben und Unterlagen. VMed.Pro arbeitet ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (Art. 28 DSGVO) und nutzt die Daten nicht für eigene Zwecke. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

B5. Auskünfte bei Behörden

Wenn Sie uns eine Vollmacht erteilen, fragen wir oder VMed.Pro bei der zuständigen Behörde den Stand Ihres Verfahrens ab, zum Beispiel fehlende Unterlagen, Prüfungstermine und Ergebnisse. Die Auskünfte nutzen wir, um Ihren Plan aktuell zu halten und Ihr Profil zu prüfen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können die Vollmacht jederzeit widerrufen.

B6. Sichtbarkeit bei Einrichtungen

Geprüfte Einrichtungen sehen Ihr Profil ohne Namen, Foto und Kontaktdaten. Stellt eine Einrichtung eine Kontaktanfrage und stimmen Sie zu, geben wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten an diese Einrichtung weiter (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ab dann ist die Einrichtung für diese Daten selbst verantwortlich. Sie hat sich verpflichtet, die Daten nur für die Besetzung einer Stelle zu nutzen, nicht weiterzugeben und spätestens sechs Monate nach einer Absage zu löschen.

Sie können die Sichtbarkeit in Ihrem Profil jederzeit ausschalten. Wir speichern, wann Sie sie ein- oder ausgeschaltet und welchen Anfragen Sie zugestimmt haben.

B7. Partner

Haben Sie bei der Registrierung einen Partner gewählt, speichern wir diese Wahl mit Datum. Ihr Partner sieht, wie weit Sie auf Ihrem Weg sind; Ihre Unterlagen nur, wenn Sie sie freigeben (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sitzt Ihr Partner außerhalb der EU und der Länder mit Angemessenheitsbeschluss, sichern wir die Übermittlung mit den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission ab (Art. 46 DSGVO). Eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage.

B8. Konten von Einrichtungen

Für Nutzer von Einrichtungen verarbeiten wir Name, Funktion, dienstliche Kontaktdaten und die Angaben zur Einrichtung, ihren Standorten, ihrem Bedarf und ihren Stellen. Wir prüfen die Einrichtung vor der Freischaltung. Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit der Einrichtung und unser berechtigtes Interesse an einem geprüften Kreis von Einrichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

B9. E-Mails und Nachrichten

Nachrichten zu Ihrem Konto und Ihrem Weg, zum Beispiel Fristen, Anfragen von Einrichtungen oder Sicherheitshinweise, senden wir, weil sie zur Leistung gehören (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). E-Mails mit Tipps und Angeboten senden wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 UWG), die Sie jederzeit über den Link in jeder E-Mail oder in Ihrem Konto widerrufen können. Versand über Google Workspace (Teil A, Abschnitt 9).

B10. Meldungen und Widersprüche

Meldungen über rechtswidrige Inhalte und Widersprüche gegen unsere Entscheidungen bearbeiten wir nach dem Digital Services Act (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Wir speichern dafür die Meldung, Ihre Kontaktdaten und unsere Entscheidung.

B11. Sicherheit

Wir protokollieren Anmeldungen mit IP-Adresse, fehlgeschlagene Anmeldeversuche und Zugriffe auf Unterlagen, um die Plattform und Ihre Daten zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f und Art. 32 DSGVO). Das Protokoll der Anmeldungen löschen wir nach 14 Tagen. Mitarbeitende von doctonex melden sich mit zwei Faktoren an. Wir sichern die Datenbank täglich verschlüsselt auf Servern in Deutschland; Sicherungskopien werden nach höchstens sechs Monaten überschrieben.

B12. Dienstleister der Plattform

Für die Plattform setzen wir dieselben Dienstleister ein wie für die Website (Teil A, Abschnitte 2, 3, 9 und 10): Hetzner (Hosting in Deutschland), Cloudflare, Google Workspace und Entrega Contínua, dazu die VMed.Pro AG für die Prüfung und, sobald bezahlte Leistungen starten, Stripe (Abschnitt B13). Google Analytics und Microsoft Clarity laufen auf der Plattform nicht.

B13. Bezahlte Leistungen und Zahlungen

Bezahlte Leistungen, zum Beispiel Plus und Begleitung für Ärztinnen und Ärzte oder Pakete für Einrichtungen, bieten wir voraussichtlich ab dem 1. Januar 2027 an. Buchen Sie eine solche Leistung, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rechnungsanschrift, die gebuchte Leistung, Laufzeit, Betrag, Datum und den Stand der Zahlung, um den Vertrag zu erfüllen und Rechnungen zu stellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und um gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Bei der Begleitung kommen Ihre Nachrichten an Ihre Ansprechperson und Notizen zu Gesprächen hinzu.

Für die Zahlung nutzen wir Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Ihre Karten- oder Kontodaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht vollständig. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten zum Teil als eigener Verantwortlicher, etwa zur Verhinderung von Betrug und für eigene gesetzliche Pflichten; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Stripe kann Daten in die USA übermitteln; Stripe ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).

B14. Speicherdauer

• Konto und Profil: solange Sie Ihr Konto nutzen.
• Konto ohne Anmeldung: Nach 24 Monaten ohne Anmeldung setzen wir Ihr Konto auf inaktiv; es erscheint dann nicht mehr im Pool. Mit der nächsten Anmeldung ist es wieder aktiv. Nach weiteren 36 Monaten ohne Anmeldung anonymisieren wir es.
• Ausweiskopie: bis zum Abschluss der Identitätsprüfung.
• Wenn Sie Ihr Konto löschen: Ihr Profil verschwindet sofort aus dem Pool; Ihre personenbezogenen Daten löschen oder anonymisieren wir innerhalb von 30 Tagen.
• Nachweise über Zustimmungen, Vorstellungen und Einstellungen: 3 Jahre nach Ende des Jahres, in dem das Konto endet (Verjährung, § 195 BGB).
• Protokolle: Anmeldungen und Server-Protokolle höchstens 14 Tage; Zugriffe auf Unterlagen 12 Monate.
• Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).

B15. Anonyme Auswertungen

Aus den Wegen der Ärztinnen und Ärzte auf doctonex erstellen wir anonyme Auswertungen, zum Beispiel wie lange ein Schritt in einem Bundesland dauert oder was er kostet. Damit verbessern wir den Karriereplaner und die Einschätzungen für alle. Anonyme Daten lassen keinen Rückschluss auf Ihre Person zu und fallen nicht unter die DSGVO.

B16. Ihre Rechte

Es gelten Ihre Rechte aus Teil A, Abschnitt 14, einschließlich des Widerspruchsrechts, und das Beschwerderecht aus Abschnitt 15. Viele Angaben können Sie direkt in Ihrem Profil ändern oder löschen. Ihre Daten erhalten Sie auf Anfrage als Datei.